اگر استایل کاریتان بر پایه مانتو اداری و یونیفرم سازمانی است، چند دقیقه قبل از هر جلسه کاری، زمان طلایی برای کامل کردن ظاهر، جمعوجور کردن افکار و چک کردن جزئیات مهم است؛ همان نکات کوچکی که میتوانند تاثیر بزرگی روی نتیجه جلسه و تصویر حرفهای شما بگذارند.
مدیران و کارکنان یک برند با حضور در جلسات کاری، به دنبال حل مشکلات موجود در شرکت یا بررسی یک ایده خاص هستند و نحوه حضور آنها در جلسه، مستقیم روی برداشت دیگران از شخصیت و جایگاه حرفهایشان اثر میگذارد. آشنایی با آداب حضور در جلسه و رعایت نکات کلیدی، کمک میکند شان فردی و سازمانی شما زیر سؤال نرود و فضای جلسه، منظم و حرفهای باقی بماند.
در این راهنما، مهمترین نکات قبل از رفتن به جلسات کاری را از نظر پوشش اداری و یونیفرم، آراستگی ظاهری، وقتشناسی، نحوه صحبت کردن، استفاده از تلفن همراه، آداب رفتاری و مدیریت جلسه بررسی میکنیم تا با یک چکلیست عملی، هر بار با آمادگی کامل وارد جلسه شوید و نیازی به مطالعه مطلب دیگری نداشته باشید.
۱. اهمیت پوشش و یونیفرم در جلسات کاری
از مهمترین نکات حضور در جلسات کاری، خوشپوش بودن و استفاده از لباسهای آراسته است. انتخاب لباس مناسب، شان شخصی و سازمانی شما را حفظ میکند و نشان میدهد به موضوع جلسه و افراد حاضر احترام میگذارید.
مجموعه بزرگ ایندو فرم سالها در زمینه تولید انواع یونیفرم شرکتی و سازمانی فعالیت کرده و با ارائه مانتو اداری، مانتو فرم اداری و ستهای اداری باکیفیت، به مدیران و کارکنان کمک کرده است با حفظ شان خود، در جلسات کاری با ظاهری آراسته حاضر شوند.
انتخاب لباسهای آراسته و مناسب جلسه
- برای شرکت در جلسه کاری، حتما لباسهای تمیز، اتوشده و متناسب با موقعیت جلسه را انتخاب کنید.
- در بسیاری از جلسات، پوشیدن کت و شلوار رسمی برای آقایان یا مانتو فرم اداری برای خانمها توصیه میشود، اما در برخی جلسات نیمهرسمی، میتوان از پوشش سادهتر اما همچنان مرتب و حرفهای استفاده کرد.
- لباس انتخابی باید کاملا اندازه شما باشد؛ لباسهای خیلی تنگ یا خیلی گشاد، ظاهر حرفهای را تضعیف میکنند.
۲. آراستگی ظاهری و حفظ شان شخصی
ظاهر آراسته فقط به نوع لباس محدود نمیشود؛ تمیزی، نظم و توجه به جزئیات، بخش مهمی از شخصیت حرفهای شما را نشان میدهد و روی برداشت دیگران از شما تاثیر مستقیم دارد.
- موها، ریش و سبیل (برای آقایان) و آرایش صورت (برای خانمها) را مرتب و متناسب با فضای اداری تنظیم کنید.
- از عطر و اکسسوری به صورت ملایم و حرفهای استفاده کنید؛ زیورآلات پر سروصدا یا خیلی جلبتوجهکننده مناسب جلسات رسمی نیستند.
- کفش تمیز و هماهنگ با استایل اداری بپوشید؛ جزئیاتی مثل کفش خاکی یا پاشنه آسیبدیده میتواند تصویر کلی شما را تحت تاثیر قرار دهد.
۳. اهمیت وقتشناسی در جلسات کاری
حضور سر وقت در جلسه، یکی از مهمترین نشانههای احترام به دیگران و جدی گرفتن موضوع جلسه است. وقتی شما به موقع حاضر میشوید، به دیگران پیام میدهید که زمان، دستور جلسه و افراد برای شما اهمیت دارند.
- اگر محل برگزاری جلسه از محل کار شما دور است، ترافیک و مسیر دسترسی را از قبل بررسی کنید تا دیر به جلسه نرسید.
- به عنوان مدیر یا برگزارکننده جلسه، بهتر است حداقل نیم ساعت قبل از دیگران در محل حاضر شوید تا وضعیت تجهیزات و آماده بودن سالن را بررسی کنید.
- مشخص کردن دقیق زمان شروع و پایان جلسه به شرکتکنندگان، به آنها نشان میدهد که برای زمانشان ارزش قائل هستید.
۴. آداب رفتاری در جلسات کاری
رفتار شما در جلسه، چه به عنوان مدیر و چه به عنوان کارمند، مستقیما بر نگاه دیگران نسبت به شخصیت حرفهای و جایگاه سازمانیتان تاثیر میگذارد. رعایت چند نکته ساده، به حفظ نظم جلسه و احترام متقابل کمک میکند.
معرفی حاضرین و شروع رسمی جلسه
- اگر مسئول برگزاری جلسه هستید، در ابتدای جلسه افراد حاضر را به یکدیگر معرفی کنید و سمت شغلی آنها را توضیح دهید.
- در همان ابتدا، دستور جلسه و هدف اصلی را بهصورت واضح بیان کنید تا همه بدانند چرا در آن جلسه حضور دارند.
شیوه صحبت کردن و اظهار نظر
- قبل از حضور در جلسه، نکات مهمی را که قصد بیان آنها را دارید، یادداشت کنید تا هنگام صحبت، منسجم و کوتاه صحبت کنید.
- سخنان خود را بر پایه آمار، منطق و صداقت بیان کنید تا تاثیر بیشتری روی مخاطبان داشته باشد.
- واضح، رسا و شمرده صحبت کنید تا نیازی به تکرار مداوم و سوالهای متعدد برای فهمیدن حرفهای شما نباشد.
عدم قطع کردن صحبت دیگران و پرهیز از پچپچ
- اگر سوال یا اعتراضی نسبت به صحبت فردی دارید، منتظر بمانید تا حرف او تمام شود، سپس محترمانه و واضح نظر خود را بیان کنید.
- از پچپچ کردن با افراد کنار خود در طول جلسه خودداری کنید؛ این کار احساس منفی به دیگران منتقل میکند و تمرکز جمع را بر هم میزند.
۵. استفاده صحیح از تلفن همراه در جلسه
تلفن همراه میتواند یکی از مهمترین منابع حواسپرتی در جلسات کاری باشد. نحوه مدیریت موبایل در جلسه، بخش مهمی از آداب حرفهای شما را نشان میدهد.
- قبل از شروع جلسه، گوشی خود را خاموش یا در حالت سکوت (بدون ویبره) قرار دهید تا صدای زنگ یا اعلانها مزاحم دیگران نشود.
- از قرار دادن گوشی روی میز و در معرض دید همگان خودداری کنید؛ این کار میتواند بیاحترامی تلقی شود.
- اگر تماس کاملا اضطراری دارید، با عذرخواهی کوتاه از حاضرین، از جلسه خارج شوید و پس از اتمام تماس، آرام و محترمانه به جلسه برگردید.
۶. خوردن و آشامیدن در جلسات کاری
نوع خوردن و آشامیدن شما در جلسه، بخشی از آداب حرفهای است. اگرچه پذیرایی در بسیاری از جلسات وجود دارد، اما نحوه استفاده از آن اهمیت زیادی دارد.
- از خوردن میوه، کیک یا خوراکیهای حجیم در طول جلسه خودداری کنید؛ این کار تمرکز دیگران را به هم میزند.
- در صورت وجود نوشیدنیهایی مثل آب، چای یا آبمیوه، میتوانید با رعایت ادب و در زمان مناسب از آنها استفاده کنید.
۷. انتخاب صندلی و مدیریت حضور در جلسه
نحوه انتخاب صندلی و مدیریت رفت و آمد شما در طول جلسه، روی نظم و تمرکز فضای جلسه تاثیرگذار است.
- اگر میدانید باید زودتر از دیگران جلسه را ترک کنید، نزدیکترین صندلی به در خروجی را انتخاب کنید.
- اگر دیر به جلسه رسیدهاید، برای بر هم نزدن تمرکز دیگران، روی اولین صندلی خالی بنشینید و از جابهجایی زیاد خودداری کنید.
۸. کنترل عادات عصبی و رفتارهای نامتعارف
بسیاری از افراد برای کنترل استرس از عادات عصبی مثل تکان دادن دست و پا، ضربه زدن با خودکار یا بازی کردن با اشیاء روی میز استفاده میکنند؛ اما این رفتارها در فضای جلسه، تمرکز دیگران را به هم میزند.
- از تکان دادن مداوم پا، ضربه زدن با خودکار یا بازی با اشیاء روی میز خودداری کنید.
- اگر احساس گرما یا ناراحتی میکنید، مودبانه از مسئول جلسه بخواهید تهویه را تنظیم کند یا کوتاه از سالن خارج شوید و پس از مرتب کردن خود، برگردید.
- با دست خود را باد نزنید یا عرق پیشانی را مکرر با دست پاک نکنید؛ این رفتارها غیرحرفهای دیده میشوند.
۹. ضبط صدا یا تصویر در جلسه
گاهی لازم است جلسه ضبط شود تا بعدها به آن مراجعه کنید؛ اما این کار حتما باید با اجازه شرکتکنندگان انجام شود تا احترام و اعتماد حفظ شود.
- قبل از ضبط صدا یا تصویر از جلسه، از تمام حاضران اجازه بگیرید و هدف از ضبط را توضیح دهید.
- در صورت مخالفت برخی افراد، به نظر آنها احترام بگذارید و روش جایگزینی برای ثبت نکات (مثل یادداشت برداری) انتخاب کنید.
۱۰. نکات مهم برای مدیران و برگزارکنندگان جلسات
مدیران و مسئولان برگزاری جلسات باید شرایطی فراهم کنند که کارکنان و مدیران مجموعه، با آرامش و برنامهریزی در جلسه حاضر شوند و از زمان جلسه بهترین استفاده ممکن را ببرند.
- زمان شروع و پایان جلسات کاری را بهصورت دقیق مشخص و به همه افراد اعلام کنید.
- بعد از تعیین تاریخ و ساعت جلسه، با افراد کلیدی هماهنگ شوید تا از امکان حضور آنها مطمئن شوید؛ اگر حضور شخص مهمی امکانپذیر نیست، بهتر است جلسه به تعویق بیفتد.
- روزهای تعطیل یا زمانهای استراحت را برای برگزاری جلسه انتخاب نکنید تا شرکتکنندگان با انرژی و تمرکز کافی حضور داشته باشند.
- تعداد افراد حاضر در جلسه را به کسانی محدود کنید که حضورشان واقعا ضروری است؛ مدیریت جلسه با ۷ نفر بسیار سادهتر و موثرتر از ۲۵ نفر است.
- قبل از شروع جلسه، اتاق یا سالن را از نظر تجهیزات صوتی و تصویری، چیدمان صندلیها و امکانات پذیرایی بررسی کنید.
- مدت زمان جلسه را واقعبینانه تنظیم کنید؛ موضوعی که در نیم ساعت قابل حل است، نباید به جلسه چندساعته تبدیل شود.
سخن پایانی: حضور حرفهای در جلسات کاری
اگر جلسات کاری طولانی، بیبرنامه و بدون رعایت آداب برگزار شوند، کارکنان به مرور علاقه خود را برای حضور در آنها از دست میدهند. به عنوان مدیر یا برگزارکننده، با کاهش تعداد جلسات غیرضروری، تعیین زمان مناسب و رعایت آداب جلسه، میتوانید فضای حرفهایتر و اثربخشتری ایجاد کنید.
خانمها میتوانند برای حضور در جلسات کاری با انتخاب مانتو اداری و مانتو فرم مناسب از مجموعه ایندو فرم، پوششی شیک، رسمی و هماهنگ با جایگاه شغلی خود داشته باشند. همچنین امکان خرید انواع کت و شلوارهای اداری برای آقایان از این مجموعه فراهم است تا مدیران و کارکنان با انتخاب یونیفرمهای سازمانی استاندارد، یکی از مهمترین آداب حضور در جلسات کاری را بهخوبی رعایت کنند.
